Kennen Sie das auch? Die Teilnahme an VgV-Verfahren fühlt sich für viele Architektur- und Planungsbüros mittlerweile an wie ein Lotteriespiel. Wochenlange Arbeit fließt in umfangreiche Teilnahmeanträge, Angebotsunterlagen und Konzeptideen – und am Ende steht allzu oft kein Auftrag, sondern nur Frust. Man investiert unzählige Stunden in Bewerbungsunterlagen, sucht passende Referenzen der letzten Jahre heraus, formuliert projektbezogene Lösungen – alles in der Hoffnung auf den Zuschlag. Doch die Realität? Hoher Aufwand, ungewisser Ausgang ist zur bitteren Norm geworden.

Viele Kollegen berichten, dass sich diese Vergabeverfahren zunehmend als unberechenbar erweisen. Mal werden Bewerber wegen kleinster Formfehler aus dem Rennen geworfen, mal scheint der Gewinner von Anfang an festzustehen. Intransparenz und ein Entscheid nach Bauchgefühl statt nach klar nachvollziehbaren Kriterien – so empfinden es viele in der Branche.

Benachteiligung der kleinen Büros

Gerade kleine und mittlere Büros fühlen sich oft wie Statisten: sie machen mit, um überhaupt auf dem Markt sichtbar zu bleiben, doch insgeheim ahnen sie, dass am Ende wieder ein großes, überregionales Büro den Zuschlag erhält. Schließlich zählen bei öffentlichen Auftraggebern oft Kriterien wie Umsatzgröße, Mitarbeiterzahl oder eine beeindruckende Liste an Referenzprojekten der letzten drei Jahre. Was die planerische Qualität angeht, bleibt nur zu hoffen, dass sie im Wertungssystem ausreichend berücksichtigt wird. Die Folge: Die Mehrheit der Planungsbüros sieht sich systematisch im Nachteil gegenüber einigen wenigen Branchenriesen.

Aufwand oft vergeblich

Alle Beteiligten müssen in VgV-Verfahren ein komplexes Regelwerk erfüllen, doch selbst die penibelste Vorbereitung schützt nicht vor bösen Überraschungen. Wer schon einmal miterlebt hat, wie ein laufendes Vergabeverfahren kurz vor Schluss aufgehoben wurde – etwa weil der Auftraggeber seine Bedarfe neu definiert oder ein unterlegenes Büro erfolgreich einen Nachprüfungsantrag gestellt hat – der weiß, wie unzuverlässig diese Prozeduren sein können. Für das betroffene Planungsteam bedeutet das: monatelange Arbeit ins Leere gelaufen und keine Vergütung für den Aufwand.

Natürlich gibt es auch positive Beispiele: Jeder kennt Kollegen oder Kolleginnen, die über ein VgV-Verfahren einen tollen Auftrag an Land gezogen haben. Doch selbst in diesen Glücksfällen denkt man an all die Mühe, die für zig andere erfolglose Verfahren investiert wurde. VgV bleibt ein Spiel mit kaum planbarer Erfolgsquote. Viele Architekturbüros kalkulieren öffentliche Ausschreibungen daher nur noch mit spitzer Feder oder meiden sie ganz. Doch auch das kann man sich nicht immer leisten, wenn man im öffentlichen Bau mitspielen will. Die Büros stecken in der Zwickmühle: Sie brauchen Aufträge, aber auf dieses System ist kaum Verlass.

Am Ende bleibt häufig ein Gefühl der Ohnmacht: So viel getan und doch nichts erreicht. Immer mehr Architekten fragen sich, ob das alles noch verhältnismäßig ist. Klar ist: Die Unzuverlässigkeit der VgV-Verfahren ist längst ein branchentypisches Problem, über das hinter vorgehaltener Hand in vielen Büros regelmäßig geschimpft wird. Problem erkannt – doch wie damit umgehen?

In einem kurzen Teams- oder Zoom-Call bewerten wir Ihre aktuellen Herausforderungen und erstellen ein individuelles Angebot, das genau zu Ihnen passt. Buchen Sie einfach direkt einen Termin in unserem Kalender – wir freuen uns auf das Gespräch!